Hoe je als digital agency beter overzicht houdt op de groei van je campagnes

Na een dieptepunt zijn de uitgaven van bedrijven aan marketing weer terug op de oude niveaus en wordt er weer voorzichtig gekeken naar groei. Hoe zorg je dat je meegroeit met je klanten zonder dat je het overzicht op je uitgaven verliest? Uitgaven scheiden via verschillende digitale betaalpassen is een manier.

Bedrijven durven steeds meer uit te geven aan marketing. Uit een recent rapport van Nielsen bleek dat de netto mediabestedingen in Nederland in 2021 met 22% zijn gestegen tot €5,34 miljard. Daarbij is duidelijk zichtbaar dat de seizoensinvloeden weer van invloed zijn op de marketingbudgetten, net als actuele ontwikkelingen zoals het chiptekort en de opgelopen energieprijzen.

Een recent onderzoek van Gartner laat zien dat ook wereldwijd de marketingbudgetten na een dieptepunt in 2021 weer terugkeren naar hun oude niveaus. De gemiddelde marketinguitgaven stegen van 6,4% van de bedrijfsomzet in 2021 naar 9,5% halverwege 2022. Hoewel dit een flinke toename is, lag het gemiddelde tussen 2018 en 2020 op 10,9% van de bedrijfsomzet.

Het zorgt ervoor dat je als digital agency niet alleen scherp moet blijven op je campagnes, maar ook op de toenemende uitgaven en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan.

Al je advertentie-uitgaven centraliseren

De kans is groot dat je door de groei van je klanten steeds vaker meerdere marketingcampagnes tegelijkertijd via verschillende kanalen draait, waardoor het risico bestaat dat je het overzicht verliest waar welk budget precies naartoe gaat. Vaak gebruiken digital agencies dezelfde betaalrekening of creditcard om campagnes te betalen. Het gevolg is dat alle losse betalingen via dezelfde rekening lopen, wat tot meer administratie leid en de kans op fouten vergroot. De transacties hebben namelijk vaak generieke omschrijvingen als ‘Facebook’ of ‘Google Ads’, gevolgd door een cijferreeks.

Om deze kosten goed door te kunnen berekenen aan je klanten moet je eerst inloggen op je advertentieplatform en uitzoeken welke uitgaven gerelateerd zijn aan de campagnes die voor die betreffende klant lopen. Door de verschillende campagnes kan dit flink wat tijd kosten. Een van de oplossingen is om virtuele passen te gebruiken. Per advertentiekanaal, klant of team kun je een betaalpas aanmaken en het budget vaststellen. Hierdoor krijg je beter inzicht  hoeveel er voor een klant per dag, week of maand aan een bepaald marketingkanaal wordt uitgegeven.

Voorkom te hoge uitgaven voor abonnementen

De SaaS-markt is de afgelopen jaren enorm gegroeid en naar schatting zal 50% van de IT-uitgaven in 2025 naar cloud-oplossingen gaan. Naarmate de uitgaven aan SaaS toenemen neemt ook de kans toe dat meerdere teams zich abonneren op dezelfde dienst en afzonderlijk contracten afsluiten. Ook kan het ertoe leiden dat bepaalde software na verloop van tijd niet meer wordt gebruikt, maar de licenties wel doorlopen. Op deze manier wordt er naar schatting 30% van de totale software-uitgaven verspild.

Door virtuele passen te gebruiken voor je software houd je overzicht op de abonnementen en licenties die je digital agency gebruikt. Je voorkomt zo dat er onnodig dubbele softwarelicenties worden afgesloten. Daarnaast zie je direct wanneer er over een langere periode geen advertentiekosten worden gemaakt voor een bepaald platform, waardoor je eerder het abonnement daarvoor kunt opzeggen en verder kosten bespaart.

Wijs effectief budgetten toe aan teams

Een andere uitdaging die gepaard gaat met de groei is om met de toenemende werkdruk ook afdelingen en teams tevreden te houden. Met virtuele passen kun je een stuk van de verantwoordelijkheid van het budgetbeheer neerleggen bij de teams zelf en hen meer controle geven. Zulke betaalpassen zijn gekoppeld aan een online dashboard, zodat real-time zichtbaar is wie wat waaraan uitgeeft.

Teams krijgen meer inzicht in hun uitgaven en kunnen deze efficiënter beheren en aanpassen, waardoor campagnes beter afgestemd kunnen worden op de klant. Teams kunnen bijvoorbeeld met de klant een bedrag afstemmen, dat dan geldt als uitgavelimiet voor de virtuele pas. Als er vervolgens meer geld nodig is, wordt dit eerst met de klant afgesproken om daarna de limieten aan te passen.

Ook kunnen afdelingen eenvoudiger zelf bepalen waar het budget dat ze krijgen naartoe gaat. Zo kunnen ze een betaalpas aanmaken die alleen bedoeld is voor uitjes. Op deze manier hoeven ze geen toestemming te vragen en te leuren voor budget, maar hebben ze de vrije hand om dit als team samen te organiseren.

Grip op toenemende personeelskosten

Een andere uitdaging is dat de groei van de marketingbudgetten van klanten ervoor zorgt dat je als agency mee moet groeien. Je neemt sneller nieuwe medewerkers aan, waardoor je personeelsadministratie en de kosten voor training en educatie toenemen. Zeker nu de lonen de komende jaren verder gaan stijgen.

Deze uitdaging kun je ondervangen door via automatisering je administratie te stroomlijnen en bepaalde processen te optimaliseren. Start bijvoorbeeld met een betaaloplossing die je eenvoudig kunt koppelen aan de advertentiesoftware waarmee je werkt. Koppel eenvoudig facturen, BTW en andere uitgaven en integreer deze vervolgens met je boekhoudsoftware. De financiële afdeling verspilt op deze manier geen tijd aan het vergelijken van kosten en bonnetjes.

Dankzij automatisering wordt het administratieve werk gedaan zonder dat het je onnodig veel extra tijd kost. Je hebt daarbij de zekerheid dat je altijd eenvoudig je betalingen kunt doen en direct overzicht hebt over de uitgaven per campagne, kanaal of team. Daardoor kun jij je concentreren op het verbeteren van je advertentiecampagnes.

Over de auteur: Roy Skop is Sales manager Europe bij Soldo.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.